Связанные документы в 1С — это документы, которые системно объединены между собой на основе определённых связей, фиксируемых в регистрах сведений или метаданных. Например, это может быть связь между договором и актом выполненных работ или между заказом и счётом на оплату. Такие связи позволяют быстро переходить от одного документа к другому, прослеживать цепочки связанных бизнес-операций и автоматически заполнять данные, значительно упрощая и ускоряя работу пользователей.
Связь между документами используется для обеспечения целостности и прозрачности бизнес-процессов, контроля изменений, аудита и облегчения навигации в системе. Это актуально для компании, где несколько документов связаны по смыслу и логике: например, документы по закупке, продаже, производству и бухгалтерии. Механизм связанных документов помогает устранить дублирование данных, снизить ошибки и повысить эффективность обработки информации, особенно в крупных или комплексных конфигурациях 1С.
Чтобы открыть список всех связанных документов необходимо в документе, по которому требуется вывести список нажать кнопку «Перейти к иерархическому списку связанных документов», либо нажать кнопку «Ещё» (в правом верхнем углу документа) и выбрать пункт «Связанные документы».
Критерии отбора в 1С — это объекты метаданных, которые задают правила поиска и фильтрации данных по определённым условиям. Они позволяют получить список связанных документов по заданному признаку, например, связать документы по контрагенту, номенклатуре или сотруднику. В настройках критерия указывается тип значения (например, справочник контрагентов) и выбираются документы и реквизиты, по которым будет ходить поиск. Это дает возможность динамически формировать запросы к базе и отображать пользователю связанные документы в удобном виде.
Типы связей меду документами:
- Созданные на основании (например, заказ и счет-фактура)
- Логические связи, основанные на общих реквизитах (контрагент, номер договора)
- Иерархические связи, когда документы формируют цепочку или структуру подчинённости
Настройка регламентированных связей между документами в конфигурации
Регламентированные связи в 1С обеспечивают контроль последовательности и логики документооборота. Они настраиваются в конфигураторе через механизм подчинённости объектов метаданных. Для настройки необходимо:
- Открыть конфигуратор и перейти в объект «Документ», выбрать нужный документ-источник.
- В свойствах документа найти вкладку «Связанные документы» и нажать «Добавить».
- Указать подчинённый документ и выбрать тип связи:
- Жёсткая связь – исключает создание подчинённого документа без основного.
- Мягкая связь – позволяет создавать документы отдельно, но связывать их позже.
- Установить поведение при удалении:
- Запрет удаления, если есть подчинённые документы.
- Каскадное удаление – все подчинённые документы удаляются автоматически.
- Настроить автозаполнение реквизитов: определить, какие поля документа-приёмника заполняются значениями из документа-источника.
При необходимости можно задать проверку логики связи на уровне модулей: обработать событие ПередЗаписью и убедиться, что ссылка на документ-основание существует и соответствует бизнес-правилам. Регламентированные связи повышают точность учёта, предотвращают ошибки дублирования и нарушений последовательности операций.
Автоматическое заполнение реквизитов на основании связанного документа
В 1С автоматическое заполнение реквизитов из связанного документа реализуется через механизм обработки событий и использование параметров ссылки. Это позволяет минимизировать ручной ввод, повысить точность данных и ускорить бизнес-процессы.
Чаще всего автоматическое заполнение применяется при создании документа на основании другого, например, при формировании Реализации товаров на основании Заказа покупателя. Для этого необходимо реализовать метод ЗаполнитьНаОсновании() в модуле объекта документа-приемника. Реквизиты заполняются с помощью объекта-ссылки на исходный документ, который передается в параметрах метода. Пример кода:
Процедура ЗаполнитьНаОсновании(ИсточникДокумента)
Если Не ЗначениеЗаполнено(ИсточникДокумента) Тогда
Возврат;
КонецЕсли;
ЭтотОбъект.Контрагент = ИсточникДокумента.Контрагент;
ЭтотОбъект.Договор = ИсточникДокумента.Договор;
ЭтотОбъект.Склад = ИсточникДокумента.Склад;
ТаблицаДокумента = ЭтотОбъект.Товары;
ТаблицаИсточника = ИсточникДокумента.Товары;
Для Каждого Строка Из ТаблицаИсточника Цикл
НоваяСтрока = ТаблицаДокумента.Добавить();
НоваяСтрока.Номенклатура = Строка.Номенклатура;
НоваяСтрока.Количество = Строка.Количество;
НоваяСтрока.Цена = Строка.Цена;
КонецЦикла;
КонецПроцедуры
Важно также реализовать обработку метода ОбработкаЗаполненияНаОсновании() в модуле менеджера, если необходимо выполнить дополнительные действия, например, при выборе одного из нескольких документов-источников. Для повышения надежности, используйте проверку наличия нужных данных и соответствий между объектами метаданных. В случае различий по структуре реквизитов или табличных частей, требуется явное сопоставление полей.
Рекомендуется использовать регистры накопления для сверки остатков и проверки актуальности данных перед автозаполнением. Это позволяет избежать дублирования и ошибок при формировании новых документов
Проведение документа с учетом данных из предыдущих этапов учета
Для корректного проведения документа в 1С необходимо учитывать информацию из ранее зарегистрированных операций. Это позволяет обеспечить логическую связность учета и избежать ошибок в расчетах, проводках и аналитике.
Перед проведением следует проверить, завершены ли все предыдущие этапы. Например, документ реализации должен учитывать данные из поступления товаров, чтобы правильно определить себестоимость. При отсутствии связанного поступления программа не сможет рассчитать корректную сумму списания со склада.
Используйте механизм ссылок на документы-основания. Это позволяет не только автоматически подтягивать данные, но и контролировать хронологию операций. Например, при создании документа «Передача материалов в производство» из «Требования-накладной» автоматически устанавливаются номенклатура, количество и склад, исключая ручной ввод и вероятность ошибок.
В конфигурациях с регламентированным учетом (например, Бухгалтерия предприятия или Управление торговлей) важно использовать регистр накопления для контроля остатков и движения. Документы, не опирающиеся на данные из предыдущих операций, могут привести к некорректному формированию проводок или аналитических отчетов.
Для обеспечения надежности внедрите проверку состояния документа-основания в обработчиках событий перед проведением. Например, запретите проведение, если документ-основание не проведен или аннулирован. Это исключит появление «висящих» данных в регистрах.
Пример кода в модуле объекта:
Если Не ЗначениеЗаполнено(ДокументОснование) ИЛИ Не ДокументОснование.Проведен Тогда
ВызватьИсключение(«Невозможно провести: отсутствует или не проведен документ-основание.»);
КонецЕсли;
Использование последовательной логики между этапами учета минимизирует ошибки, ускоряет обработку документов и повышает прозрачность бизнес-процессов.
Отслеживание движения товаров по связанным документам
Для анализа движения товаров в 1С необходимо использовать механизмы связи документов, такие как ссылки на документы-основания и документы-приемники. Например, приемка по заказу поставщику позволяет точно отследить, по какому заказу поступили товары, а реализация по заказу клиента – понять, какие резервы были использованы.
Открывая документ поступления, в нижней части формы можно просмотреть связанные документы: заказы, счета-фактуры, платежи. Через кнопку «Связанные документы» доступна структура подчиненности, где виден весь путь движения: от заявки до отгрузки. Это особенно важно при возвратах и переоценках, где прослеживаемость критична.
В отчетах «Обороты между документами» и «Документы-основания» можно выявить несоответствия: если товар списан без поступления, или отгрузка выполнена в обход резерва. Для оперативного контроля следует включить автоматическую подстановку оснований при создании новых документов, чтобы исключить ошибки ручного ввода.
Также следует использовать настройки дополнительной аналитики движения товаров в регистрах накопления. Это позволяет получить детализацию вплоть до партии, склада и серийного номера. При интеграции с ЕГАИС или маркировкой обязательна сверка по связанным документам для точности остатков и корректности отчетности.
В заключении важно подчеркнуть, что механизм связанных документов в 1С является мощным инструментом для организации прозрачного и удобного документооборота. Он позволяет прослеживать взаимосвязи между различными бизнес-документами, упрощает навигацию и контроль, а также снижает вероятность ошибок и дублирования данных. Правильная настройка критериев отбора и типов связей обеспечивает эффективное использование этой функции, что положительно сказывается на скорости принятия управленческих решений и общей эффективности работы предприятия.
