Совместная работа в онлайн-офисе
В онлайн-офисе «Битрикс24» организована командная работа сотрудников компании. К бесплатному облачному сервису можно подключить неограниченное количество пользователей. Далее пойдет речь о том, что дает онлайн-офис «Битрикс 24».
1. Общение с сотрудниками, контрагентами и клиентами в чатах и с помощью видеоконференции HD
- Для связи используйте мессенджер компании. Из любого чата доступен видеозвонок. Проводите онлайн-совещания, дистанционные планерки с участием до 48 человек. Клиенты и подрядчики могут подключаться к звонку по ссылке, им для этого необязательно регистрироваться в программе
- Для оповещения сотрудников о важных событиях напишите пост в ленте. Там же можете создавать задачи, видеообращения, проводить опросы
- Для планирования рабочего дня и встреч используйте онлайн-календарь. Он синхронизируется с iOS, Android и Google Календарем. Создавать события можно с любым количеством участников
- Для упрощения совместной работы создайте и подключите к «Битрикс24» корпоративный почтовый ящик. Раздайте доступ к нему нужным сотрудникам. Список писем можно сортировать по папкам, датам, статусам, задачам или CRM
- Для совместной работы с документами используйте встроенный онлайн-редактор (выгодная альтернатива Google Docs). Их можно просматривать и корректировать в задаче, новостной ленте, во время видеозвонка. Отображаются все правки коллег в реальном времени, изменения сохраняются автоматически. Хранить электронные формы корпоративных документов можно на облачном диске
- Для автоматизации типовых процессов внутри компании используйте бизнес-процессы. Счета, заявления на отпуск, командировочные документы автоматически передаются сотрудникам и пользователю не приходится носить документы из кабинета в кабинет для подписи
- Для контроля работы персонала необязательно быть в офисе. Даже находясь за его пределами, вы будете видеть, кто из сотрудников активен, а кто уже завершил работу
- Для рационального использования рабочего времени нужен его учет. Он позволяет планировать рабочую неделю и день для каждого сотрудника, координировать деятельность отделов компании.
«Битрикс24» интегрируется с внутренними и внешними сервисами:
- 1С — для обмена данными с системой учета товаров;
- социальными сетями и мессенджерами — для сбора всех переписок с клиентами в одной программе;
- платежными системами — для приема и отправки денежных средств.
Это позволяет настроить процессы с учетом бизнес-потребностей компании.
Работа в CRM
CRM-система объединяет все каналы коммуникаций с клиентами, подсказывает пользователю, что делать, автоматизирует продажи. Основные преимущества:
- при связи с клиентами в соцсетях и на сайте контакты, переписки и записи разговоров автоматически сохраняются в «Битрикс24»;
- процент сделок на каждой стадии отображается в виде воронки продаж;
- роботы распределяют заказы по менеджерам, отправляют клиентам SMS и письма, формируют счета на оплату, готовят отчеты;
- CRM автоматизирует работу с клиентами: от первого контакта до финальной сделки.
В CRM видно, сколько запросов от клиентов находится в обработке, на какой они стадии и кто ими занимается. Реализована возможность учета товаров на маркетплейсах. Внутри «Битрикс24» уже созданы склады для Ozon, Wildberries, СберМаркета, AliExpress.
Вы можете воспользоваться готовыми отраслевыми CRM для аптек, салонов красоты и других предприятий. В них уже настроены воронки продаж, роботы.
Управление задачами и проектами
В «Битрикс24» можно ставить задачи самому себе или коллегам. Если сотрудник не уложится в установленные сроки, руководитель сразу узнает об этом — ему придет уведомление. В истории задачи фиксируются данные о том, кто ответственен за ее выполнение и в какой период она должна быть решена. Самому исполнителю также приходят напоминания, когда сроки поджимают.
Связанные задачи можно объединять в проект. К нему уже подключены все необходимые инструменты: календарь, диск, чат, фотогалерея. Чтобы быстро отличать один проект от другого, можно установить разные фоны для них.
Методики работы с задачами:
| «Канбан» | Общее планирование задач, выполняемых в рамках проекта. Они вручную распределяются руководителем по этапам. По умолчанию предусмотрены три стадии: «Новые», «Выполняются», «Сделаны» |
| «Мой план» | Личное планирование задач. Сотрудник сортирует их по стадиям |
| «Список» | Групповые действия с задачами. Например, можно перенести крайний срок выполнения для всех задач или сменить ответственного сотрудника сразу у нескольких |
| «Гант» | Управление проектом с помощью диаграммы Ганта. Сотрудники видят дату начала и завершения проекта, понимают, из каких задач он состоит, кто над чем работает. Чтобы изменить сроки, достаточно сдвинуть дедлайн на другое время или день в календаре. Методика подходит для работы с проектами, которые состоят из взаимосвязанных между собой задач — следующая запускается по завершении предыдущей |
| «Календарь» | Отслеживание задач в календаре. Видны наиболее свободные и загруженные дни, что позволяет грамотно распределять время |
| «Сроки» | Контроль за своевременным выполнением задач. Видно, какие должны быть завершены сегодня, на этой неделе, в этом месяце. В отдельной колонке отображаются просроченные и отложенные задачи |
Система фокусировки внимания позволяет следить за задачами и проектами: самые важные для пользователя поднимает в начало списка.
Разработка сайтов и лендингов
С помощью конструктора в «Битрикс24» можно создавать сайты и лендинги. На них уже есть онлайн-чат, форма заявки и обратный звонок. Они адаптированы под мобильные телефоны, планшеты с операционной системой iOS и Android. Контакты и заказы клиентов автоматически переносятся с веб-портала в CRM.
Для создания сайта доступны тематические шаблоны.
Не нужно покупать хостинг и привлекать программиста. Настройка осуществляется силами пользователя: можно менять фон, изображения, добавлять готовые блоки из каталога или создавать свои.
Объединение всех каналов коммуникаций в одной программе
«Битрикс24» объединяет все каналы коммуникаций: вы можете связываться с клиентами и партнерами по телефону, email, через онлайн-чат, WhatsApp, социальные сети. При этом не придется переключаться между вкладками.
Контакты, переписка и записи разговоров сохраняются в CRM. Установите автоответчик, чтобы не потерять клиента, если он позвонит в нерабочее время или тогда, когда ваш сотрудник не может ответить из-за сильной загруженности. Система уведомит покупателя, почему он не может связаться с вашим сотрудником и когда это лучше сделать.
В разделе «Контакт-центр» ведется статистика диалогов и звонков. Благодаря полученным отчетам вы сможете узнать, насколько сотрудник загружен в определенное время, оценить эффективность каналов коммуникаций и работу операторов.
